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Process Mapping

Process Mapping visualisiert den Arbeitsablauf vom Input bis zum Ergebnis und zeigt Schritte, Freigaben, Verantwortliche und Verlustpunkte auf.

Organisation Team process-mapping

Dokumentationsabschnitte

Was ist das

Process Mapping ist die Beschreibung eines Prozesses in Form eines Schemas: Schritte, Inputs, Outputs, Rollen, Entscheidungen, Übergaben zwischen Teams und Kontrollpunkte. Die Methode hilft, unterschiedliche Interpretationen darüber zu beseitigen, wie die Arbeit tatsächlich ablaufen sollte. Sie ist besonders nützlich, wenn der Prozess nur in den Köpfen einzelner Personen existiert und es dadurch zu Verzögerungen, Doppelarbeit oder umstrittenen Verantwortungsbereichen kommt.

Wann es hilft

Teams verstehen die Reihenfolge der Schritte und die Freigaberegeln unterschiedlich.
Die Arbeit bleibt häufig zwischen Abteilungen stecken, ohne dass klar ist, wer für den nächsten Schritt verantwortlich ist.
Es gilt, Engpässe, überflüssige Prüfungen oder wiederkehrende manuelle Tätigkeiten zu finden.
Die Organisation bereitet eine Prozessänderung, Automatisierung oder die Einführung eines neuen Systems vor.

Wie man beginnt

1 Wählen Sie einen konkreten Prozess mit klarem Anfang und Ende, zum Beispiel die Bearbeitung einer Anfrage oder die Kundenaktivierung.
2 Versammeln Sie die Teilnehmenden aus den Schlüsselrollen und halten Sie den tatsächlichen Arbeitsablauf fest, nicht die gewünschte Version.
3 Markieren Sie Inputs, Outputs, Entscheidungen, Verantwortungsübergaben, Erwartungen und eingesetzte Werkzeuge bei jedem Schritt.
4 Identifizieren Sie Verzögerungen, Doppelarbeit, unklare Zuständigkeiten und Schritte ohne Mehrwert für die Steuerung.
5 Stimmen Sie das Zielschema, den Prozessverantwortlichen und die nächsten Änderungen mit einem messbaren Überprüfungstermin ab.

Erwartete Wirkung

Teams erhalten eine gemeinsame Sprache zur Besprechung des Prozesses und erkennen schneller, wo Zeit, Qualität und Verantwortung verloren gehen. Führungskräfte können Entscheidungen über die Neuverteilung von Rollen, die Vereinfachung von Freigaben und die Automatisierung auf der Grundlage des tatsächlichen Arbeitsablaufs treffen.

Häufige Fehler

Den idealen Prozess anstelle des tatsächlichen darzustellen und so die wahren Ursachen für Verzögerungen zu übersehen.
Sich auf ein Schema zu beschränken, ohne Prozessverantwortlichen, Verbesserungstermine und Ergebniskontrolle.
Die Karte zu detailliert zu machen und sie so in ein Dokument zu verwandeln, das niemand nutzt.
Angrenzende Teams nicht einzubeziehen, obwohl die Hauptverluste genau bei den Übergaben zwischen ihnen auftreten.

Vertiefende Lektüre

Geary A. Rummler, Alan P. Brache — Improving Performance: How to Manage the White Space on the Organization Chart.
Michael Hammer, James Champy — Reengineering the Corporation.
Object Management Group — Business Process Model and Notation (BPMN) specification.

FAQ

Wird eine spezielle Notation wie BPMN benötigt?

Für den ersten Durchgang genügt normalerweise ein einfaches Schema mit Schritten, Entscheidungen, Rollen und Übergaben. BPMN ist nützlich, wenn der Prozess für die Automatisierung oder die Integration zwischen Systemen formal beschrieben werden muss.

Wer sollte die Prozesskarte führen?

Es ist besser, einen Prozessverantwortlichen zu benennen, der für die Aktualität der Karte und für Änderungen verantwortlich ist. Die Daten selbst sollten unter Beteiligung der Personen erhoben werden, die die Arbeit in den verschiedenen Phasen tatsächlich ausführen.

Wie erkennt man, ob die Prozesskarte einen Nutzen gebracht hat?

Die Methode ist nützlich, wenn danach konkrete Entscheidungen getroffen wurden: Überflüssige Schritte wurden entfernt, Verantwortliche wurden benannt, Wartezeiten wurden reduziert oder Anforderungen für die Automatisierung wurden definiert.