Praxis-Wissensdatenbank
Buddy-System (Buddy)
Das Buddy-System stellt neuen Mitarbeitenden für die Startphase einen informellen Buddy zur Seite, um Alltagsfragen schneller zu klären und einen sicheren Raum für die Eingewöhnung zu schaffen.
Dokumentationsabschnitte
Was ist das
Das Buddy-System ist ein Prozess, bei dem neue Mitarbeitende durch einen Buddy aus dem eigenen Team oder einer nahen Funktion unterstützt werden. Der Buddy hilft, ungeschriebene Regeln, Arbeitsgewohnheiten, Tools und alltägliche Fragen zu klären, die man nicht immer direkt an die Führungskraft richten möchte. Die Methode ist besonders in den ersten Wochen hilfreich, ersetzt aber weder den Onboarding-Plan noch die Verantwortung der Führungskraft.
Wann es hilft
- Neue Mitarbeitende stellen in allgemeinen Chats oder direkt an die Führungskraft häufig dieselben Alltagsfragen.
- Neue Mitarbeitende haben formal die Einführungsgespräche absolviert, verstehen aber nicht, wie im Team tatsächlich gearbeitet wird.
- Das Team wächst schnell und die Führungskraft schafft es nicht, jeden neuen Mitarbeitenden bei kleinen Fragen persönlich zu begleiten.
- Neue Mitarbeitende vermeiden Fragen, weil sie befürchten, während der Probezeit inkompetent zu wirken.
- Nach dem Einstieg bleiben Fehler lange bestehen, weil lokale Regeln, Zugänge und Arbeitsabsprachen unbekannt sind.
Wie man beginnt
- 1 Wählen Sie einen Buddy aus, der das Team gut kennt, bereit ist zu helfen und nicht die direkte Führungskraft des neuen Mitarbeitenden ist.
- 2 Vereinbaren Sie ein kurzes Einführungsgespräch zwischen dem neuen Mitarbeitenden, der Führungskraft und dem Buddy, um die Rollen und Grenzen der Unterstützung zu erklären.
- 3 Legen Sie eine Themenliste für die ersten Wochen fest: Zugänge, Kommunikationskanäle, Besprechungsregeln, Alltagsfragen und ungeschriebene Vereinbarungen.
- 4 Vereinbaren Sie regelmäßige kurze Anrufe oder Nachrichten zwischen dem neuen Mitarbeitenden und dem Buddy während der Einarbeitungsphase.
- 5 Überprüfen Sie nach einigen Wochen, welche Fragen sich wiederholen, und übernehmen Sie die typischen Antworten in die Onboarding-Materialien.
Erwartete Wirkung
Neue Mitarbeitende finden schneller Antworten auf alltägliche Fragen und bleiben seltener an kleinen Hindernissen hängen. Die Führungskraft erhält weniger vereinzelte Rückfragen, und das Team erkennt früher, wo die Onboarding-Materialien die tatsächlichen Situationen nicht abdecken.
Häufige Fehler
- Den Buddy rein formal benennen, ohne Zeit im Kalender und klare Erwartungen an die Rolle.
- Dem Buddy die Führungsverantwortung für Ziele, Feedback und die Beurteilung der Probezeit übertragen.
- Einen Mitarbeitenden auswählen, der selbst überlastet ist oder Fragen von Neulingen nicht gut aufnimmt.
- Alle Antworten in persönlichen Nachrichten belassen und wiederkehrende Themen nicht in die allgemeinen Onboarding-Materialien übertragen.
- Dem neuen Mitarbeitenden ständige Kontrolle aufzwingen, anstatt einen sicheren Kanal für Fragen zu bieten.
Vertiefende Lektüre
- Buch: Michael D. Watkins, The First 90 Days
- Buch: George B. Bradt, Mary Vonnegut, Onboarding
- Studie: Bauer, Erdogan, Organizational Socialization: The Effective Onboarding of New Employees
- Bericht: SHRM Foundation, Onboarding New Employees: Maximizing Success
FAQ
Wer sollte der Verantwortliche für diese Praxis sein?
In der Regel ist der Verantwortliche die Führungskraft des neuen Mitarbeitenden oder HR, sofern diese das Onboarding leiten. Der Buddy ist für die tägliche Unterstützung zuständig, ersetzt jedoch nicht die Führungskraft bei der Aufgabenstellung und beim Feedback.
Kann man ohne ein vollständiges Onboarding-Programm starten?
Ja, wenn Sie die Rollengrenzen sofort klar definieren und dem Buddy eine Themenliste für die Unterstützung geben. Wiederkehrende Fragen sollten jedoch nach und nach in eine Checkliste oder eine Onboarding-Roadmap übertragen werden.
Was tun, wenn neue Mitarbeitende keine Fragen stellen?
Der Buddy kann selbst kurze Check-ins initiieren: Was ist unklar in den Kanälen, Besprechungen, Zugängen und Erwartungen des Teams. Es ist wichtig, nach konkreten Situationen zu fragen, anstatt auf ein allgemeines Signal zu warten.
Wie erkennt man, dass das System funktioniert?
Achten Sie auf praktische Anzeichen: Neue Mitarbeitende erhalten schneller Zugänge, verlieren sich weniger in den Teamregeln, sprechen Unklarheiten früher an, und typische Lücken finden Eingang in die Onboarding-Materialien.