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Pre-boarding-Checklisten

Pre-boarding-Checklisten helfen dabei, Dokumente, Zugänge, Technik, den Arbeitsplatz und die ersten Nachrichten vor dem ersten Tag des neuen Mitarbeitenden vorzubereiten.

Organisation preboarding-checklists

Dokumentationsabschnitte

Was ist das

Es handelt sich um eine Arbeitsliste mit Aktionen zwischen der Annahme des Angebots und dem ersten Arbeitstag des Mitarbeitenden. Sie zeigt, wer die Dokumente, Technik, Zugänge, den Arbeitsplatz und die ersten Kommunikationsmaßnahmen vorbereitet. Die Maßnahme verhindert Leerlauf des neuen Mitarbeitenden aufgrund nicht abgestimmter Infrastruktur und reduziert die Anfangsspannung.

Wann es hilft

Neue Mitarbeitende warten am ersten Tag auf einen Laptop, Zugänge oder den Arbeitsplatz.
HR, Führungskraft und IT haben unterschiedliche Vorstellungen davon, wer den Start des Mitarbeitenden vorbereitet.
Der Kandidat erhält nach dem Angebot selten verständliche Nachrichten bis zum Eintritt.
Der erste Tag wird oft mit organisatorischen Fragen verbracht, anstatt mit der Einarbeitung.
Fehler bei der Vorbereitung wiederholen sich bei jeder Einstellung.

Wie man beginnt

1 Wählen Sie einen Verantwortlichen für die Checkliste, der die Vorbereitung bis zum ersten Tag koordiniert.
2 Teilen Sie die Punkte nach Rollen auf: HR, Führungskraft, IT, Office oder Administrator.
3 Halten Sie die obligatorischen Aktionen fest: Verträge, Zugänge, Technik, Arbeitsplatz, Begrüßungsschreiben und erste Meetings.
4 Überprüfen Sie die Checkliste bei einer anstehenden Einstellung und markieren Sie, welche Punkte nicht funktioniert haben.
5 Aktualisieren Sie die Vorlage nach dem Start des neuen Mitarbeitenden, um Überflüssiges zu entfernen und Fehlendes hinzuzufügen.

Erwartete Wirkung

Der neue Mitarbeitende erhält schneller die grundlegenden Arbeitsvoraussetzungen, und die verantwortlichen Teams müssen weniger dieselben Dinge im Chat klären. Die Führungskraft sieht die Einsatzbereitschaft vorzeitig und kann die ersten Aufgaben planen, ohne auf die Infrastruktur warten zu müssen.

Häufige Fehler

Die Checkliste wird von einer Person aufbewahrt und ist für diejenigen, die die Punkte umsetzen, nicht einsehbar.
In die Liste werden nur HR-Dokumente aufgenommen, aber Zugänge, Technik und erste Arbeitskontakte werden vergessen.
Die Punkte haben keine Verantwortlichen, sodass jeder denkt, dass jemand anderes die Aktion durchführt.
Die Vorlage wird nach tatsächlichen Starts nicht überarbeitet, und alte Fehler wiederholen sich.

Vertiefende Lektüre

Buch: Michael D. Watkins, The First 90 Days
Studie: SHRM Foundation, Onboarding New Employees

FAQ

Wer sollte die Pre-boarding-Checkliste verantworten?

Üblicherweise liegt die Verantwortung bei HR oder im People-Team, die Punkte werden jedoch von verschiedenen Rollen ausgeführt. Es ist wichtig, einen Koordinator zu benennen, der die gesamte Liste überblickt und vorab die Bereitschaft prüft.

Kann man ohne ein dediziertes HR-System starten?

Ja. Für den Start reicht ein gemeinsames Dokument, eine Tabelle oder eine Aufgabe im Tracker. Wichtig ist, dass jeder Punkt einen Verantwortlichen, eine Prüffrist und einen klaren Status hat.

Was sollte in die erste Version der Checkliste aufgenommen werden?

Nehmen Sie Dokumente, Technik, Benutzerkonten, Zugänge, den Arbeitsplatz, eine Begrüßungsnachricht, den Kalender für den ersten Tag und die ersten Meetings mit Führungskraft und Team auf.

Woran erkennt man, dass die Maßnahme funktioniert?

Beobachten Sie, ob neue Mitarbeitende am ersten Tag mit fertigen Zugängen und einem klaren Zeitplan ankommen und ob es weniger manuelle dringende Anfragen zwischen HR, IT und Führungskraft gibt.