Base de conocimientos de prácticas
Checklists de pre-boarding
Los checklists de pre-boarding ayudan a preparar documentos, accesos, equipos, el espacio de trabajo y los primeros mensajes antes del primer día del nuevo empleado.
Secciones de la documentación
Qué es
Es una lista de tareas entre la aceptación de la oferta y el primer día del empleado. Muestra quién prepara los documentos, el equipo, los accesos, el espacio de trabajo y las primeras comunicaciones. La práctica evita la inactividad del nuevo empleado por una infraestructura no coordinada y reduce la tensión inicial.
Cuándo ayuda
- Los nuevos empleados esperan el portátil, los accesos o el espacio de trabajo en su primer día.
- RR. HH., el responsable y TI entienden de manera diferente quién prepara el inicio del empleado.
- El candidato rara vez recibe mensajes claros después de la oferta hasta su incorporación.
- El primer día a menudo se dedica a cuestiones organizativas en lugar de conocer el trabajo.
- Los errores de preparación se repiten en cada contratación.
Cómo empezar
- 1 Elige al propietario del checklist que coordine la preparación hasta el primer día.
- 2 Divide los puntos por roles: RR. HH., responsable, TI, oficina o administrador.
- 3 Establece las acciones obligatorias: contratos, accesos, equipo, espacio de trabajo, carta de bienvenida y primeras reuniones.
- 4 Prueba el checklist en una próxima contratación y anota dónde los puntos no funcionaron.
- 5 Actualiza la plantilla después de la incorporación del nuevo empleado para eliminar lo innecesario y añadir lo que faltó.
Efecto esperado
El nuevo empleado obtiene más rápido las condiciones básicas para trabajar, y los equipos responsables aclaran menos lo mismo en los chats. El responsable ve la preparación de la incorporación con antelación y puede planificar las primeras tareas sin esperar a la infraestructura.
Errores comunes
- El checklist está en manos de una sola persona y no es visible para quienes ejecutan los puntos.
- Se incluyen solo los documentos de RR. HH. en la lista, pero se olvidan los accesos, el equipo y los primeros contactos laborales.
- Los puntos no tienen propietarios, por lo que cada uno cree que otro realizará la acción.
- La plantilla no se revisa después de las incorporaciones reales, y los viejos errores se repiten.
Lecturas adicionales
- Libro: Michael D. Watkins, The First 90 Days
- Investigación: SHRM Foundation, Onboarding New Employees
FAQ
¿Quién debe ser el propietario del checklist de pre-boarding?
Normalmente el propietario está en RR. HH. o en el equipo de People, pero los puntos los ejecutan diferentes roles. Es importante designar a un coordinador que vea toda la lista y compruebe la preparación con antelación.
¿Se puede empezar sin un sistema de RR. HH. específico?
Sí. Para empezar basta con un documento compartido, una hoja de cálculo o una tarea en el tracker. Lo importante es que cada punto tenga un propietario, una fecha de revisión y un estado claro.
¿Qué incluir en la primera versión del checklist?
Incluye los documentos, el equipo, las cuentas de usuario, los accesos, el espacio de trabajo, el mensaje de bienvenida, el calendario del primer día y las primeras reuniones con el responsable y el equipo.
¿Cómo saber si la práctica funciona?
Observa si los nuevos empleados llegan el primer día con los accesos listos y un horario claro, y si hay menos solicitudes urgentes manuales entre RR. HH., TI y el responsable.