Praxis-Wissensdatenbank
Automatisierungsinitiative
Die Praxis hilft, wiederkehrende manuelle Arbeitsschritte zu identifizieren und in digitale Werkzeuge, Vorlagen oder Integrationen zu überführen, sodass weniger Zeit für Routine aufgewandt wird.
Dokumentationsabschnitte
Was ist das
Die Automatisierungsinitiative ist ein gesteuerter Prozess, um manuelle Arbeitsschritte aufzuspüren, die sich häufig wiederholen und Fehler, Warteschlangen oder Verzögerungen verursachen. Das Team beschreibt die Schritte dieser Arbeit, wählt eine geeignete Automatisierungslösung aus und bestimmt einen Verantwortlichen für das Ergebnis. Die Praxis ist dort nützlich, wo bereits ein klarer Prozess besteht; chaotische Arbeit muss zunächst in einzelne Schritte zerlegt werden.
Wann es hilft
- Mitarbeitende übertragen dieselben Daten manuell zwischen Tabellen, Formularen oder Systemen.
- Anfragen, Genehmigungen oder Berichte bleiben stecken, weil der nächste Schritt von einer manuellen Erinnerung abhängt.
- Fehler wiederholen sich bei denselben Vorgängen: Kopieren, Statusprüfung, Erstellung von Vorlagendokumenten.
- Teams verwenden unterschiedliche Dateiversionen und wissen nicht, wo sich die aktuellen Informationen befinden.
- IT-Werkzeuge sind vorhanden, aber ein Teil der Arbeit läuft dennoch über persönliche Chats und manuelle Umgehungslösungen.
Wie man beginnt
- 1 Wählen Sie einen wiederkehrenden Prozess aus, bei dem die manuelle Arbeit für alle sichtbar ist und die Aufgabenausführung häufig verzögert.
- 2 Beschreiben Sie die Prozessschritte: Wer beginnt, welche Daten benötigt werden, wo Wartezeiten entstehen und wer das Ergebnis erhält.
- 3 Kennzeichnen Sie die Vorgänge, die durch eine Vorlage, ein Formular, eine Benachrichtigung, eine Integration oder eine Regel im aktuellen Werkzeug ersetzt werden können.
- 4 Bestimmen Sie einen Verantwortlichen für die Automatisierung und legen Sie fest, wer die Qualität des Ergebnisses nach den ersten Durchläufen prüft.
- 5 Testen Sie ein kurzes Szenario in einem Team und halten Sie fest, welche manuellen Schritte weggefallen sind und welche vorerst bestehen bleiben.
Erwartete Wirkung
Die Praxis kann die Anzahl manueller Wiederholungen reduzieren, das Fehlerrisiko bei Datenübertragungen verringern und den Arbeitsstatus ohne zusätzliche Rückfragen sichtbar machen. Die Führungskraft kann Engpässe leichter erkennen, und das Team muss weniger Aufmerksamkeit auf Vorgänge verwenden, die bereits nach einer Regel ausgeführt werden können.
Häufige Fehler
- Ein unklarer Prozess wird automatisiert: Das Werkzeug verfestigt schnell das Durcheinander, anstatt es zu beseitigen.
- Ein zu großer Bereich wird auf einmal angegangen, sodass die Unterstützung der Nutzer aufgrund der langen Einführungszeit verloren geht.
- Es wird kein Verantwortlicher für die Automatisierung benannt, sodass Störungen und Ausnahmen ungelöst bleiben.
- Die manuelle Arbeit wird durch ein komplexes Werkzeug ersetzt, das mehr Wartung erfordert als der Vorgang selbst.
- Vor dem Start werden Zugriffsrechte und Datenqualität nicht geprüft, sodass die Automatisierung ein unvollständiges oder fehlerhaftes Ergebnis liefert.
Vertiefende Lektüre
- Buch: James P. Womack, Daniel T. Jones, Lean Thinking
- Buch: Michael Hammer, James Champy, Reengineering the Corporation
- Dokumentation: Microsoft Power Automate, Cloud-Flows und Genehmigungen
- Dokumentation: Zapier, Automatisierungsgrundlagen und Workflows
FAQ
Wer sollte eine solche Initiative starten?
Üblicherweise startet der Prozessverantwortliche oder der operative Verantwortliche damit, weil er die wiederkehrenden Verzögerungen sieht und die Arbeitsregeln abstimmen kann. Die IT sollte besser erst einbezogen werden, nachdem die Schritte und das Problem beschrieben sind.
Kann man ohne ein neues System starten?
Ja. Der erste Schritt erfolgt oft über eine Vorlage, ein Formular, einen zentralen Speicherort oder die Konfiguration von Benachrichtigungen im bereits verwendeten Werkzeug. Ein neues System ist nur erforderlich, wenn die vorhandenen Mittel das wiederkehrende Szenario nicht abdecken.
Wie erkennt man, dass die Automatisierung funktioniert?
Prüfen Sie, ob es weniger manuelle Datenübertragungen, wiederholte Rückfragen und Wartezeiten auf den nächsten Schritt gibt. Wichtig ist, nicht nur die Geschwindigkeit zu betrachten, sondern auch die Anzahl der Ausnahmen, die weiterhin manuelles Eingreifen erfordern.
Was tun, wenn Mitarbeitende sich widersetzen?
Zeigen Sie, welche konkrete manuelle Arbeit durch die Veränderung entfällt, und lassen Sie einen verständlichen Kanal für Fehler und Ausnahmen bestehen. Der Widerstand sinkt häufig, wenn die Leute sehen, dass das Werkzeug nicht Kontrolle um der Kontrolle willen hinzufügt.