Base de conocimientos de prácticas
Matriz RACI
La matriz RACI ayuda a acordar quién ejecuta la tarea, quién es responsable del resultado, a quién se debe consultar y a quién basta con informar.
Secciones de la documentación
Qué es
La matriz RACI es una tabla de responsabilidades para una tarea, proceso o decisión. En ella se fijan cuatro roles para cada paso importante: ejecutor, responsable del resultado, participantes a consultar y participantes a informar. Esta práctica ayuda a eliminar las zonas grises entre roles, especialmente cuando el trabajo involucra a varios equipos o funciones.
Cuándo ayuda
- Las decisiones se atascan porque varios roles creen que no tienen la última palabra.
- Los empleados hacen el mismo trabajo en paralelo o, al contrario, se esperan unos a otros.
- Las tareas pasan con frecuencia de un equipo a otro sin un dueño claro del siguiente paso.
- Después de las reuniones no queda claro quién debe aprobar la decisión y a quién solo hay que poner en copia.
Cómo empezar
- 1 Elige un proceso o tipo de tareas donde más a menudo surgen demoras y disputas sobre las competencias.
- 2 Enumera los pasos clave del proceso y los roles que realmente participan en cada uno.
- 3 Asigna para cada paso un responsable del resultado y uno o varios ejecutores.
- 4 Marca a quién hay que consultar antes de la decisión y a quién basta con informar después.
- 5 Pon a prueba la matriz en la siguiente tarea de trabajo y corrige los roles donde vuelva a surgir confusión.
Efecto esperado
El equipo entiende más rápido quién impulsa la tarea y quién toma la decisión final. Al responsable le resulta más fácil ver los roles sobrecargados, las aprobaciones innecesarias y las partes del proceso sin dueño.
Errores comunes
- Asignar varios responsables de un mismo resultado: eso devuelve la ambigüedad en lugar de la claridad.
- Describir toda la organización de golpe, en lugar de un solo proceso doloroso, lo que hace que la tabla quede obsoleta rápidamente.
- Confundir a los consultados con los informados y convertir cada decisión en una gran aprobación.
- No revisar la matriz después de cambios en los roles, equipos o rutas de toma de decisiones.
Lecturas adicionales
- Libro: Project Management Institute, Guía del PMBOK®
- Libro: Michael L. George, The Lean Six Sigma Pocket Toolbook
- Artículo: Harvard Business Review, Who Has the D? How Clear Decision Roles Enhance Organizational Performance
FAQ
¿Quién debe ser el dueño de la matriz RACI?
Normalmente la gestiona el responsable del proceso, proyecto o equipo. Es importante que el dueño pueda reunir a los participantes, fijar los roles y actualizar la tabla cuando cambien los acuerdos reales.
¿Se puede empezar sin un consultor?
Sí. Para el primer paso basta con elegir un proceso problemático, enumerar sus pasos principales y acordar los roles con las personas que participan a diario en ese trabajo.
¿Qué hacer si los participantes se disputan el rol de responsable?
Analiza una decisión o resultado concretos: quién tiene la autoridad para tomar la decisión final y quién asume las consecuencias laborales. Si nadie tiene esa autoridad, hay que escalar el tema al nivel superior.
¿Cómo saber si la matriz funciona?
Fíjate en las señales cotidianas: menos aprobaciones repetidas, se encuentra más rápido al dueño del siguiente paso, los participantes preguntan con menos frecuencia quién debe tomar la decisión.